Schichten, Ausnahmen, Befristete Schichten / Events
Schichten
Die buchbaren Zeiten des Restaurants werden anhand von Schichten definiert. Diese müssen zu Beginn bei der Aufsetzung des Systems erstellt werden. Die Konfiguration finden Sie unter https://foratable.com im Zeitplan auf der linken Seite. Klicken Sie auf “+ Schicht erstellen”, um eine neue Schicht zu erstellen, oder auf den Stift einer bereits vorhandenen Schicht, um diese zu bearbeiten.
Schicht erstellen
Räume
Bestimmen Sie, für welche Räume die Schicht gelten soll. Bei der Auswahl “Alle Räume” gelten die Einstellungen für alle Räume. Wenn es jedoch Unterschiede bei den Zeiten, der Anzahl Gäste oder sonstigen Einstellungen je nach Raum gibt, erstellen Sie für jeden Raum eine individuelle Schicht.Sie können festlegen, für welche Wochentage die Schicht gültig ist. Sofern die Öffnungszeiten je nach Wochentag unterschiedlich sind, sollte man separate Schichten erstellen; beispielsweise “Abend Mo-Fr” und “Abend Samstag”.
Die Ankunftszeiten bestimmen den Zeitraum, für den die Gäste reservieren dürfen. Das heisst, der früheste und späteste Zeitpunkt, wann Gäste eintreffen dürfen.
Reservierungsfrist
Legen Sie fest, bis wann Gäste reservieren dürfen. Es gibt drei Möglichkeiten:- fixer Zeitpunkt am Tag des Besuchs
- fixer Zeitpunkt am Vortag des Besuchs
- relativer Zeitpunkt mit bestimmter Vorlaufzeit zum Besuch (z.B. eine Reservationsanfrage muss jeweils mindestens eine Stunde vor dem Besuch getätigt werden)
Anzahl Gäste
Wie viele Gäste können Sie in dieser Schicht aufnehmen? Legen Sie ein Limit fest, wie viele Gäste maximal für diese Schicht online reservieren oder durch Sie manuell erfasst werden dürfen. Die Anzahl Gäste entspricht den verfügbaren Plätzen, die Sie in der Schicht vergeben können oder wollen. Werden Plätze mehrfach belegt (Double-Seating), verdoppelt sich automatisch auch die Anzahl Gäste.Erweiterte Einstellungen
Schicht deaktivieren
Schichten sind grundsätzlich aktiv, können bei Bedarf aber auch deaktiviert werden. Wird eine Schicht über einen längeren Zeitraum nicht verwendet, kann das Deaktivieren der Schicht sinnvoll sein. Dadurch kann die Schicht bei erneutem Einsatz ganz einfach wieder aktiviert werden und muss nicht neu erfasst werden.Mit dem Zeitintervall legen Sie fest, ob Ihre Gäste im 15 oder 30 Minuten Takt reservieren dürfen.
Verweildauer
Mit der Verweildauer bestimmen Sie, wie lange sich Gäste im Normalfall in Ihrem Restaurant aufhalten oder sogar aufhalten dürfen. Bei strikter Einhaltung der Verweildauer, kann diese dem Gast, sofern gewünscht, in der Bestätigungs-Nachricht mitgeteilt werden. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn versucht wird, Tische mehrfach zu belegen. Diese Angabe kann aber auch lediglich als interne Information im Reservationsbuch dienen. Reservationen werden jeweils mit der Verweildauer an das Reservationsbuch übermittelt. Dadurch ist ersichtlich, dass ein Tisch, welcher um 18:00 Uhr einem Gast mit der Verweildauer von 120 Minuten vergeben wird, ab 20:00 Uhr für einen anderen Gast eingeplant werden kann.Anzahl Tage im Voraus reservierbar
Im Normalfall können Gäste bis zu 365 Tage im Voraus über das Reservations-Widget reservieren. Dieser Wert kann nach Belieben erhöht oder verringert werden. Diese Einstellung betrifft jedoch lediglich online Reservationen durch den Gast über das Foratable-Widget.Reservationen über Google sind lediglich 30 Tage im Voraus möglich.
Bei manuellen Reservationen durch den Betrieb gibt es keine zeitliche Einschränkung.
Reservierungskanäle
Bei Reservationen wird zwischen 3 Kanälen unterschieden: Manuell, Widget/API (das Widget ist das Reservierungsformular, das auf Ihre Website integriert werden kann) und Google. Bestimmen Sie, über welche online Kanäle diese Schicht buchbar sein soll. Sofern eine Schicht lediglich über ihre eigene Website buchbar sein darf, kann beispielsweise Google als Kanal deaktiviert werden.Im nächsten Schritt wird das Limit pro Kanal definiert. Als Erklärung machen wir hierfür ein Praxisbeispiel:
Ihr Restaurant kann mittags grundsätzlich 115 Gäste aufnehmen. Je nach Gruppengrössen kann diese Zahl aber zwischen 100 und 115 variieren.
Die 100 Plätze können also in jedem Fall vergeben werden, wobei die restlichen 15 Plätze nicht mit Sicherheit zu vergeben sind und daher nur manuell durch den Betrieb reserviert werden dürfen.
In diesem Fall wäre die Anzahl Gäste pro Schicht 115, das Limit der online Kanäle jedoch lediglich je 100.
Anzahl Gäste pro Schicht: 115
Widget/API: 100
Google: 100
Gästefluss
Sie können den Gästefluss und die Ankunftszeit Ihrer Gäste spezifisch steuern. Wenn Sie nicht möchten, dass alle Gäste gleichzeitig eintreffen, legen Sie ein Maximum pro Zeitfenster fest.Gehen wir davon aus, Sie haben 100 Gäste für die gesamte Schicht. Es sollen jedoch nie mehr als 15 Gäste zum gleichen Zeitpunkt eintreffen. In diesem Fall hinterlegen Sie für jeden Slot 15/100. Oder aber Sie variieren mit den Zahlen und definieren beispielsweise 10/100 um 18:00 Uhr, 20/100 um 18:15 Uhr, 0/100 um 18:30 Uhr usw.
Sobald die maximale Gästezahl eines Zeitfensters erreicht ist, kann dieses Zeitfenster online nicht mehr ausgewählt werden. Der Gast muss also auf ein früheres oder späteres Zeitfenster ausweichen.
Schichtmitteilung
Um den Gast auf etwas Spezielles zu dieser Schicht hinzuweisen, bietet sich die Nutzung einer Schichtmitteilung an. Sie können in allen 4 Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch) eine Nachricht oder einen Hinweis verfassen. Diese Mitteilung wird dem Gast bei einer online Reservation angezeigt, sobald er eine Uhrzeit innerhalb dieser Schicht ausgewählt hat.Wichtig zu beachten ist hierbei, dass es sich um eine schichtspezifische Mitteilung handelt. Wenn Sie Ihren Gästen eine allgemeine Information übermitteln möchten, gibt es dafür andere und besser geeignete Möglichkeiten.
Anbei finden Sie einige Beispiele, die sich als Schichtmitteilung anbieten könnten:
“ Samstags zwischen 10:00 Uhr und 13:00 Uhr bieten wir unser reichhaltiges Brunchangebot an” oder “Beachten Sie bitte, dass der Tisch bis spätestens 20:00 Uhr für unsere nächsten Gäste freigegeben werden muss.”
Benachrichtigungen
Grundsätzlich werden dem Gast online Reservationen über das Widget immer per E-Mail und per SMS bestätigt. Auch für weitere Aktionen (Mutation, Stornierung, Feedback und Erinnerung) werden Gäste standardmässig benachrichtigt.Die Standardeinstellungen können beliebig angepasst werden. z.B. können dadurch bestimmte Benachrichtigungen deaktiviert werden. Sofern Sie individuelle E-Mail oder SMS Vorlagen erstellt haben, können diese der Schicht zugeordnet werden, welche dann, anstelle der Standard Nachrichten, verschickt werden.
Benachrichtigungen bei Google Reservationen:
Gäste, die eine Reservation über Google tätigen, erhalten die Bestätigung von Google. Diese werden durch Google lediglich per E-Mail (keine SMS) versendet. Google Reservationen sind somit von diesen Einstellungen ausgeschlossen.
Benachrichtigungen bei manuellen Reservationen:
Ob oder welche Benachrichtigungen bei manuell erfassten Reservationen versendet werden sollen, wird im Reservationsbuch definiert.
Überprüfung der Einstellungen
Sobald alle gewünschten Einstellungen vorgenommen und Schichten erstellt wurden, empfiehlt es sich, die Einstellungen kurz zu prüfen. Klicken Sie dafür auf das Augen-Symbol oben links. Öffnen Sie Ihr Reservations-Widget und imitieren Sie den Reservationsprozess aus Sicht des Gastes. Werden die Zeiten korrekt angezeigt? Erscheint die gewünschte Mitteilung an der korrekten Stelle?
Temporäre Schicht Änderungen
Ändern sich einmalig die Reservationszeiten oder möchten Sie zusätzliche Zeitfenster für einen gewissen Zeitraum freischalten, kann dies ganz einfach als Ausnahme oder als Event erfasst werden. Hierbei wird unterschieden, ob es sich um eine Änderung einer bestehenden Schicht handelt, oder ob ein neues, noch nicht bestehendes Zeitfenster freigeschaltet werden soll.
Ausnahme erstellen
Eine Ausnahme überschreibt die Einstellungen einer bereits bestehenden Schicht. Sie wählen das gewünschte Datum oder den gewünschten Zeitraum aus und ändern die gewünschten Einstellungen für diesen Zeitraum.Beispiel:
Das Restaurant hat mittags von 11:30 Uhr bis 14:00 Uhr geöffnet. Aufgrund eines Feiertages soll das Restaurant an diesem Tag bis 15:00 Uhr reservierbar sein. Dafür erstellen wir eine Ausnahme der bestehenden Mittagsschicht, wählen das gewünschte Datum aus und passen lediglich die Ankunftszeit auf 15:00 Uhr an.
Befristete Schichten / Events
Eine befristete Schicht gilt nur für einen bestimmten Zeitraum. Befristete Schichten oder Events werden für Tage oder Zeitfenster erstellt, wofür es noch keine Schicht gibt.Beispiel:
Das Restaurant ist sonntags jeweils geschlossen. Während eines Monats bieten Sie nun sonntags einen Brunch an. Dafür erstellen wir einen Event für den Zeitraum vom ersten Tag des Monats bis zum letzten Tag des Monats und wählen lediglich den Sonntag aus. Die restlichen Einstellungen sind identisch, wie bei einer normalen Schicht und können spezifisch für dieses Brunch-Angebot eingerichtet werden.
