Konfiguration: Telefonische Annahmezeiten
Wo finde ich diese Einstellung?
=> Foratable Profil / Register "Zeitplan" oder im Express Setup
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Vorteile
Dank dieser Funktion können Sie weiterhin die Anfragen per Telefon beantworten und profitieren trotzdem von den Vorteilen eines Reservationssystems. Folgende Vorteile bietet Foratable gegenüber der "normalen" Reservationsannahme per Telefon:
- Korrekte Angaben des Gastes - werden nicht selber unleserlich und evtl. falsch im Reservationsbuch notiert
- Feedback Funktion (=> Mehr Infos)
- Alle Reservationen online sicher gespeichert und jederzeit aufrufbar
- Gäste können Ihr Bedürfnis vom online reservieren befriedigen
- Verbindliche Bestätigung per SMS / E-Mail
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Funktionsweise
Wie funktionieren Telefon-Reservationen?
Sie können bei Foratable ganz einfach die Zeiten hinterlegen, an denen Ihr Telefon besetzt ist (z.B. Mo.-Fr. 10:00 - 22:00 Uhr). Damit weiss das System wann die Online-Reservationen auf Ihr Telefon geleitet werden können.
Sobald ein Gast online reserviert und zu diesem Zeitpunkt das Telefon gemäss System besetzt ist (und keine Kontingente definiert sind / Kontingente voll / Kontingent Zeit abgelaufen), wird diese Anfrage per Telefon bei Ihnen eintreffen. Diese Anfrage können Sie dann per Tastenwahl (1 oder 2) ganz einfach akzeptieren oder ablehnen.
Telefon-Reservationen betreffen den rechten Teil dieser Grafik:
Bei einem Anruf von Foratable stehen Ihnen folgende Tasten zur Verfügung:
Taste 1 = Reservation akzeptieren
Taste 2 = Reservation ablehnen
Taste 3 = Reservation ablehnen und angefragte Schicht sperren (=> Schicht sperren)
Taste 0 = Ansage wiederholen (wenn z.B. Datum nicht verstanden wurde)
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Basis
Unabhängig davon, ob Sie noch zusätzlich Kontingente erfassen, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Telefonzeiten im System zu erfassen.
Neue Telefonzeiten erfassen oder bearbeiten
Im Foratable Profil unter "Zeitplan" können Sie die Zeiten ganz einfach erfassen und bearbeiten. Die Frage dazu lautet: Zu welchen Zeiten ist Ihr Telefon ganz sicher besetzt? (durch Personen und nicht durch den Anrufbeantworter)
Im folgenden Beispiel ist das Telefon "jeden Tag" von 09:00 - 14:00 Uhr und von 15:00 - 24:00 Uhr besetzt.
Wichtig:
Achten Sie immer darauf, dass während den erfassten Telefonzeiten auch wirklich jemand das Telefon bedient (KEIN Telefonbeantworter) Warum?
Weil Foratable wartet immer auf eine Antwort (Taste 1, 2 oder 3) und weil das System aus technischen Gründen nicht erkennen kann, ob es sich um einen Telefonbeantworter handelt oder einfach keine Eingabe erfolgt, wird nach einer gewissen Zeit die Leitung unterbrochen. Danach wird nach einer Minute ein weiterer Versuch gestartet. Falls dieser Anruf ebenfalls nicht zum Erfolg führt, gilt die Reservation als "nicht beantwortet" und der Gast wie auch Sie werden entsprechend informiert.
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Spezielles
Sie möchten gar keine Telefonanrufe mehr erhalten? Auch kein Problem - lassen Sie dazu einfach alles über Kontingente laufen.
In einem solchen Fall erfassen Sie einfach gar keine Telefonzeiten und definieren nur Kontingente.
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Nächster Schritt
=> Ferien eintragen / Schichten ausblenden
FAQ: Meist gestellte Fragen zu den Telefon-Reservationen
=> Weshalb deaktiviert sich Foratable automatisch?