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Foratable PAY

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Foratable PAY: Setup und Handhabung


Foratable PAY ist ein Feature für Gastronomen, welches ihnen folgende 2 Optionen für Reservationen (online wie auch manuelle) ermöglicht:

  • Die Kreditkarten-Hinterlegung: als Garantie für eventuelle No-Shows oder Late Cancellations hinterlegt Ihr Gast bei Reservation seine Kreditkartendetails. Hierbei wird die Karte verifiziert, aber nicht automatisch belastet und auch kein Betrag wird darauf reserviert. Die eventuelle Belastung erfolgt durch den Gastronomen im Nachgang.
  • Die Vorauszahlung: die Gäste hinterlegen bei Reservation ihre Kreditkarte, welche umgehend mit dem von Ihnen definierten Betrag als Vorauszahlung belastet wird.

Setup

Nachdem das Add-On erfolgreich aktiviert wurde, finden Sie unter dem Menüpunkt "Zeitplan" unten mittig die Zahlungspläne. Hier können Sie beliebig viele Pläne erstellen und individuell konfigurieren. Um einen neuen Zahlungsplan zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Zahlungsplan". Um einen bestehenden Zahlungsplan zu editieren, klicken Sie auf den Stift.



Konfiguration des Zahlungsplans:


Typ: Wählen Sie, ob der Zahlungsplan als Garantie oder als Vorauszahlung fungieren soll.
Name: Geben Sie dem Zahlungsplan einen Namen. Dieser ist nur für Sie intern sichtbar.
Betrag pro Person: Geben Sie den Betrag pro Person an, welcher bei einem No-Show, einer Late Cancellation oder einer Vorauszahlung verrechnet werden soll.
Gültigkeit des Paylinks: Definieren Sie die Gültigkeitsdauer des Links, welchen Sie bei einer manuell erfassten Reservation per Email und/ oder SMS an den Gast versenden. Nach Ablauf dieser Gültigkeitsdauer, verfällt die Reservation, wenn die Kreditkarte nicht vorher erfolgreich hinterlegt wurde.
Minimale Gruppengrösse: Bestimmen Sie ab wie vielen Personen die Kreditkartenprüfung ausgelöst wird. Dies ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie bei jeder Reservation eine Kreditkarte verlangen möchten, tragen Sie bitte eine "1" ein.
Nur bei Erstbesuchern: Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Kreditkartenprüfung nur bei Erstbesuchern durchzuführen. Erstbesucher sind Gäste, welche vorherig noch keine Reservation bei Ihnen erfolgreich wahrgenommen haben.
Inländische Landesvorwahl ausschliessen: Mit dieser Einstellungen, können Sie inländische Telefonnummer von der Kreditkarten-Abfragung ausschliessen bzw. nur bei Reservationen mit einer ausländischen Telefonnummer einsetzen.
VIPs ausschliessen: Diese Option erlaubt es Ihnen, im CRM als "VIP" markierte Gäste von der Kreditkartenprüfung auszuschliessen. So können z.B. Ihre Stammgäste weiterhin ohne Kreditkarte reservieren.

Sobald Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind, speichern Sie diese mit einem Klick auf “Speichern”.


Übersicht der gespeicherten Zahlungspläne




Stornierungsbedingung bei Kreditkartenhinterlegung zur Garantie festlegen

Zahlungen können nicht nur bei No-Shows, sondern auch bei kurzfristigen Stornierungen erhoben werden. Die kostenlose Stornierungsfrist kann unter "Ihr Restaurant" eingestellt werden und ist standardmässig auf 6 Stunden vor der geplanten Reservierung festgelegt und kann individuell nach oben oder unten angepasst werden. Bei fristgerechten Stornierungen mit bestehender Vorauszahlung wird der bezahlte Betrag nicht automatisch rückerstattet.


Foratable PAY bei online Reservationen

Zahlungsplan einer Schicht zuweisen

Um die Zahlungspläne für online Reservationen zu aktivieren, müssen diese nun einer oder mehreren Schichten zugewiesen werden:

  1. Erstellen Sie eine neue Schicht oder öffnen Sie eine existierende Schicht oder erstellen Sie eine Ausnahme
  2. Öffnen Sie die erweiterten Einstellungen und scrollen Sie ganz nach unten bis zum Menüpunkt “Zahlungsplan”
  3. Aktivieren Sie diese Funktion und wählen Sie den gewünschten Zahlungsplan aus der Liste aus
  4. Speichern Sie die Schicht



Wenn eine Schicht keinen aktiven Zahlungsplan haben soll, muss diese Option in der Schichtkonfiguration deaktiviert bleiben.

Ab sofort wird der Zahlungsplan für alle neuen online Reservierungen in dieser Schicht verwendet. Wenn ein Gast für diese Schicht reserviert, wird er im Widget nach der Angabe seiner persönlichen Daten und vor Reservationsabschluss einen zusätzlichen Schritt sehen:


Zahlungen manuell auslösen

Die Belastung einer hinterlegten Kreditkarte kann unter zwei Konditionen im Reservationsbuch ausgelöst werden:

  • Der Gast ist ein No-show und wird als solches markiert. Die Reservation muss in der Vergangenheit liegen.
  • Der Gast storniert ausserhalb der Stornofrist, also zu kurzfristig (gemäss der von Ihnen konfigurierten Stornofrist in den Basisdaten, siehe oben)

Sobald Sie im Reservationsbuch eine Reservation mit hinterlegter Kreditkarte auf No-show setzten erscheint folgendes Pop up:

Achtung: der blaue Haken, welche eine Belastung auslöst, ist per Standard gesetzt. D.h. wenn Sie diese Aktion so ausführen und auf "Ja" klicken, wird der Gast belastet.
Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Reservierung als "No-show" zu markieren oder zu stornieren, ohne dass die hinterlegte Kreditkarte belastet wird. Nehmen Sie dafür den blauen Haken weg bevor Sie die Aktion mit "Ja" abschliessen.


Foratable PAY bei manuell-erfassten Reservationen


Wenn diese Funktion bei Ihnen aktiviert ist, können Sie auch Gäste, welche telefonisch oder per Email reservieren, dazu auffordern eine Kreditkarte zu hinterlegen um die Reservation erfolgreich abzuschiessen.

  1. Erstellen Sie dafür wie gewohnt eine Reservation im Reservationsbuch.
  2. Sobald Sie einen Gast hinzufügen, welcher eine Email-Adresse und/ oder eine Mobilnummer im CRM hinterlegt hat, haben Sie die Möglichkeit einen hinterlegten Zahlungsplan manuell auszuwählen. Per Standard ist kein Zahlungsplan automatisch ausgewählt.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Speichern, den Haken für den Email und/ oder SMS Versand aktiviert haben.
  4. Wenn Sie nun die Reservation speichern, bekommt der Gast keine Bestätigung, sondern eine Aufforderung zur Kreditkartenhinterlegung. Eine provisorische Reservation wurde hiermit erfasst. Wird diese Aufforderung vom Gast fristgerecht erfüllt, so wird die Reservation erfolgreich abgeschlossen und bestätigt. Erfolgt dies nicht, verfällt die provisorische Reservation und der Gast (oder Sie für den Gast) muss eine neue Reservation tätigen.


FAQ foratable PAY


Kann ich eine Reservierung mehrmals verrechnen?
Nein. Sobald eine Zahlung ausgelöst wurde, kann bei dieser Reservation kein weiterer Betrag verrechnet werden.
Kann ich eine ausgelöste Zahlung rückgängig machen?
Bitte kontaktieren Sie den Foratable Support. Wir erledigen dies gerne für Sie.
Passt sich der Betrag automatisch an, wenn ich die Personenanzahl ändere?
Ja, der totale Betrag auf der Reservation wird immer pro Person berechnet und wird so dem Gast kommuniziert. Wenn Sie den verrechneten Betrag anpassen möchten, können Sie dies über die Personenanzahl in der Reservation erledigen.
Speichert foratable die Kreditkarten der Kunden?
Nein, die Zahlung wird von einem zertifizierten PSP (payment service provider) durchgeführt, welchen wir in unsere Systeme integriert haben. Dabei werden keine Kreditkartendetails auf unseren Servern gespeichert und sind weder für uns, noch für Sie ersichtbar.

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